Mafalda, el personaje de historieta creado por Quino, le puso el nombre de Burocracia a su tortuga.
Burocracia: lo teórico
Desde que la atomización del poder feudal fuera cediendo a favor de los estados centralizados, la excesiva burocratización, que va siempre acompañada de desinformación, ha sido repetidamente señalada como un peligro amenazante para la participación democrática y el buen gobierno de las sociedades modernas. Conforme la complejidad de nuestros aparatos institucionales y organizativos va en aumento, surge la necesidad administrativa de crear procedimientos capaces de mantener los asuntos más o menos uniformes, de aportar cierto orden. La burocracia aparece como el remedio frente al caos que enfrentamos cuando las operaciones adquieren una escala difícil de manejar: los burócratas se vuelven los agentes del orden porque brindan organización y coherencia a un aparato que, de otra manera, sería caótico y vulnerable.
El sociólogo Max Weber introdujo el concepto de burocracia al vocabulario académico moderno. Para Weber la burocracia tiene una connotación positiva, porque es un sistema más racional que los sistemas de administración anteriores, basados en la autoridad de las tradiciones o en el carisma. De acuerdo con Weber, la burocracia es un sistema de gobierno o control legal (en el sentido de estar sometido a reglas explícitas y generales). Es impersonal (la autoridad descansa en quien tiene la capacidad de ejecutar ciertas funciones y no por personas determinadas ya sea por tradición o carisma); eficiente, eficaz y perdurable (porque distribuye funciones y poderes a los niveles adecuados de manera racional), y tiende a disminuir las desigualdades sociales en la medida que por un lado distribuye autoridad y por el otro el acceso a esa autoridad no se transmite de generación a generación.
Pero el principio organizativo de la burocracia esconde dos amenazas. La primera es la que advirtió Adorno frente al ascenso y la consolidación del Tercer Reich: la burocratización esconde la semilla del totalitarismo, porque en la burocratización del poder político, o del poder en general, se esconde la capacidad para eliminar la responsabilidad por las acciones. Como señaló Arendt, en la burocracia absoluta impera el Gobierno de nadie, porque nadie es propiamente responsable por ninguna acción: lo único que se tiene son burócratas que mantienen el status quo, que perpetúan las cosas como son cumpliendo los procedimientos sin detenerse nunca para cuestionarse si lo que hacen está bien o está mal. La burocratización fragmenta acciones en partes tan minúsculas que ser responsable por cualquiera de ellas no lo hace a uno responsable de ninguna parte significativa de la cadena. Y cuando algo falla, el responsable siempre puede echarle la culpa al procedimiento, a la norma, y escudarse en el conocido argumento de que uno sólo seguía la regla establecida, cumplía el rol de la burocracia, y nadie es, entonces, realmente culpable.
Los filósofos alemanes Max Horkheimer, Theodor Adorno (en primer plano), y Jürgen Habermas (en segundo plano, con la mano en el pelo), Heidelberg (1965).
La segunda amenaza me parece que se puede encontrar en las ideas del informático, escritor y experto en organización empresarial Seth Godin. Se desprende, además, de la idea anterior: la burocracia no sólo diluye la responsabilidad y sirve sólo como aparato reproductor del status quo, sino que elimina todos los incentivos para la innovación, para la creación de nuevas ideas. En un mundo burocratizado, las ideas nuevas son peligrosas, porque amenazan a la propia burocracia. La burocracia no es creativa, y no puede serlo, porque sería atentar contra sí misma. En la medida en que aquellos sujetos a sus procedimientos se limiten a reproducirlos una y otra vez, nunca dedicarán tiempo a cuestionar si el procedimiento es correcto, si el orden establecido no podría ser mejor, si no podría facilitar las iniciativas y las demandas individuales o institucionales en lugar de sólo servir a su propia estabilidad y reproducción.
Este delirio kafkiano puede sonar primordialmente limitado al ámbito de lo político, pero no es así. Lo hemos burocratizado todo. La educación, el comercio, la economía, la universidad. Incluso aquellos sectores que deberían de ser más innovadores han quedado atrapados en tantas capas de burocracia que terminan por eliminar todos aquellos incentivos que son, precisamente, lo que los hace relevantes para el conjunto de la sociedad.
Los siguientes párrafos están literalmente extractados a partir de las páginas 26 a 29 del libro Medidas para un cambio estratégico en la Universidad de Alcalá. Resumen Ejecutivo. Servicio de Publicaciones de la Universidad de Alcalá (2006):
Ausencia de un planteamiento estratégico. A pesar de la relativa experiencia en la implantación de mejoras en la gestión, existen aún carencias de fondo evidentes que impiden que cualquier cambio o reforma pueda generar un efecto de sinergia en toda la Universidad. Por un lado, los objetivos institucionales […] no están claramente definidos, son desconocidos por la comunidad universitaria o […] no son compartidos. Además, no se percibe por parte de la comunidad universitaria que exista un seguimiento efectivo de los objetivos. Por otro lado, a pesar de que en algunas unidades estructurales hay objetivos propios […] en otras unidades, como las de gestión […], los objetivos son más difusos y, en ocasiones, inexistentes. En esta labor se observa una presencia importante de voluntarismo por parte del personal. En consecuencia, la falta de claridad en los objetivos genera la ausencia de líneas estratégicas y planes para la consecución de los mismos, o bien, son ampliamente desconocidos por parte de la comunidad universitaria.
Indefinición de competencias y responsabilidades. […] la Universidad muestra claras contradicciones e incongruencias, sobre todo, entre las funciones de gestión y dirección. Por un lado, las competencias propias de las diferentes estructuras - Gobierno, Dirección y Gestión- no están bien delimitadas y definidas; por tanto, se presenta una asunción informal de competencias que genera poderes informales en la organización de la Universidad. Por otro lado, las responsabilidades, a pesar de que son asumidas, están diluidas por la incapacidad de tomar decisiones por la falta de autoridad. Existen interferencias entre gestión y dirección, y ésta última tiene una falta de capacidad ejecutiva autónoma.
Rigidez de la estructura. La estructura organizativa de la Universidad de Alcalá es rígida, poco flexible y poco permeable, ralentizando la toma de decisiones. Además, se carece de instrumentos de gestión, útiles en toda organización, tales como los manuales de procedimientos, sistemas de indicadores, etcétera.
Escasa coordinación y comunicación, falta de acceso a la información. Existen carencias y deficiencias en los canales de comunicación vertical y horizontal, y en la información que debe ser compartida para la realización de las funciones propias de cada estamento de la comunidad universitaria.
Precariedad de los recursos humanos y exceso de voluntarismo. Las condiciones en las que se encuentra el personal de gestión no son las más adecuadas en algunas unidades de servicio (existe una relativa precariedad del capital humano, hay un componente importante de la plantilla que tiene un carácter temporal en puestos estructurales […] y el deseo de mejora está muy personalizado y condicionado por el entorno […]
Asociada a la falta la definición de objetivos, se aprecia una ausencia de procedimientos de evaluación que permitan tomar decisiones para mejorar, tanto en los aspectos de gestión como docentes. No existen procedimientos rutinarios de evaluación del desempeño de las actividades propias de la organización y cuando se han producido se considera que no han servido para la toma de decisiones, es decir, sus consecuencias posteriores no han sido suficientes. […]
No existen sistemas de información adecuados para la toma de decisiones, por tanto se percibe como poco documentada o basada en información poco fiable que impide la elaboración de indicadores ya no sólo de procesos, sino también de resultados.
Las actividades universitarias no están plenamente reconocidas y los sistemas de incentivos son insuficientes. A pesar de los esfuerzos realizados por la Universidad, se percibe una clara insuficiencia en este campo, [sobre todo en la] gestión. […] la institución podría reforzar este apartado con más medidas propias dirigidas a otros aspectos estratégicos del desarrollo de la institución, tales como la mejora de procesos, la renovación de metodologías, la internacionalización, etcétera.
Las unidades estructurales carecen de autonomía para tomar decisiones. Se demanda una mayor flexibilidad, agilidad y autonomía en la toma de decisiones. En el análisis de las deficiencias para mejorar el uso eficiente de los recursos uno de los asuntos que más se remarca es la necesidad de profesionalizar la gestión.
El personaje más pequeño de la tira de Mafalda se llama Libertad.
